L’un des modes principaux d’acquisition de la Cinémathèque, pour toutes ses collections, est l’obtention de dons de biens culturels provenant des collectionneurs, des cinéastes, vidéastes, artistes, et artisans, des producteurs et des distributeurs, des chercheurs et enseignants du milieu du cinéma, de la télévision, de la vidéo et des nouveaux médias.
Étant un organisme reconnu par les instances gouvernementales du Québec et du Canada en tant que musée et archive, c’est à ce titre que la Cinémathèque reçoit annuellement une multitude de dons et legs. Notez que les dépôts d’éléments cinématographiques ou vidéographiques sont acceptés uniquement pour les collections de cinéma, de télévision, de vidéo et de nouveaux médias (CTVNM); ni les collections afférentes ni la Médiathèque n’acceptent de dépôt, seulement des dons.
Les dons peuvent, selon les politiques de la Cinémathèque québécoise et les lois fiscales du Canada et du Québec faire l’objet d’émission de reçu pour don de charité, mais doivent également être catalogués, traités et évalués par les experts de la Cinémathèque ou des expertes externes. Toute acquisition doit être consignée dans un contrat et le bien acquis ne peut parvenir à la CQ avant la signature du contrat. Toute acquisition par la CQ doit procéder selon les règles suivantes :
Pour toute offre de don, merci de nous faire parvenir une fois remplis les formulaires suivants à l’adresse courriel : acquisitions_collections@cinematheque.qc.ca
FORMULAIRE N° 1 : informations générales sur l’offre de don ;
FORMULAIRE N° 2: description du matériel (un inventaire détaillé du don peut remplacer ce document)
- Collections films et vidéo ;
- Collections afférentes (ce document comprend plusieurs onglets) ;
- Médiathèque ;
La Cinémathèque québécoise acquiert des biens culturels selon le processus suivant :
1. Toute personne désirant donner des biens à la Cinémathèque doit d'abord transmettre sa demande, par courriel de préférence, à l’adresse suivante acquisitions_collections@cinematheque.qc.ca;
2. Le donateur doit fournir la liste du matériel dont il est question à l'aide des formulaires de soumission d'un bien pour acquisition par la Cinémathèque québécoise : il y sera notamment précisé pour chaque œuvre concernée, quels sont les types de biens proposés (photographies, scénarios, films, vidéo...), leur statut (bande-maitresse, copie, originaux...), leur quantité, leurs formats (Betacam, 35mm, etc.) et leur provenance. Des informations minimales sur les œuvres doivent aussi être fournies (titre, réalisateur, année...), et toutes autres données pertinentes sur l'intérêt historique et culturel des éléments ou leur état de conservation sont les bienvenues ;
3. Un projet d'acquisition sera ensuite constitué par nos équipes et sera étudié lors d'une réunion du comité d'acquisition. Celui-ci vérifiera notamment la conformité du projet d'acquisition avec les politiques de gestion des collections de la Cinémathèque, l'intérêt des biens soumis, ainsi que les conditions du contrat d'acquisition. Les membres du comité pourront accepter l'offre ou la refuser intégralement ou partiellement.
4. Dès que le comité d'acquisition aura rendu sa décision, les biens acceptés pourront être transférés à la Cinémathèque. Un contrat de don sera signé dans le même temps ;
5. Nos équipes procèderont ensuite au catalogage et au traitement des biens avant d'en réaliser une évaluation archivistique complète. L'annexe du contrat contenant l'inventaire du don sera alors mise à jour et devra être à nouveau signée ;
6. Une fois toutes les étapes précédentes complétées et lorsque le donateur a demandé un reçu pour don de charité, la Cinémathèque procèdera à l'évaluation de la juste valeur marchande du don selon les politiques en vigueur à cet égard. Si cette valeur est inférieure à 5000 $, l’évaluation sera réalisée en interne et ne pourra faire l’objet d’aucun appel.
Il est important de noter que la Cinémathèque ne peut s'engager sur les délais de chacune des étapes décrites précédemment, car ceux-ci dépendent de multiples facteurs tels que la quantité et la nature du matériel, son état de conservation ou de classement, ou encore l’exhaustivité des données fournies par le donateur.
De plus, des frais payables par le donateur pour le catalogage, le traitement et l’évaluation de la juste valeur marchande peuvent s’appliquer.
Veuillez enfin noter que la Cinémathèque ne peut prendre la responsabilité des biens, objets ou documents qui sont déposés à ses locaux sans entente préalable.
